Vermogensbeheerders verscherpen de controle op persoonlijke communicatietools zoals WhatsApp, omdat ze net als banken proberen ervoor te zorgen dat werknemers zich aan de regels houden wanneer ze op afstand zaken doen met klanten.

Toezichthouders waren al begonnen met het aanpakken van het gebruik van ongeoorloofde berichtentools om potentieel marktbeïnvloedende zaken te bespreken, maar de kwestie werd dringender toen de pandemie meer financieel personeel dwong om in 2020 thuis te werken.

De meeste bedrijven die betrokken zijn bij onderzoeken van de Amerikaanse Securities and Exchange Commission (SEC) en de Commodity Futures Trading Commission (CFTC) naar communicatie en boekhouding zijn banken - die samen een boete hebben gekregen of meer dan $ 1 miljard opzij hebben gezet om boetes te betalen.

Maar ook fondsfirma's met miljarden dollars aan activa verhogen hun toezicht op de interactie tussen personeel en klanten.

"Het is het heetste hangijzer in de sector op dit moment", aldus een bankier, die het gebruik van persoonlijke communicatiekanalen in de bredere financiële sector beschreef. De bankier weigerde zijn naam te noemen in overeenstemming met de regels van zijn werkgever om met de media te spreken.

Reuters meldde vorig jaar dat de SEC https://www.reuters.com/legal/litigation/exclusive-us-sec-opens-inquiry-into-wall-street-banks-staff-communications-2021-10-12/#:~:text=WASHINGTON%2C%20Oct%2012%20,with%20the%20matter%20told%20Reuters onderzocht of banken op Wall Street de werkgerelateerde communicatie van werknemers voldoende hadden gedocumenteerd, en JPMorgan https://www.reuters.com/business/jpmorgan-securities-pay-125-mln-settle-sec-charges-record-keeping-lapses-2021-12-17/#:~:text=WASHINGTON%2C%20Dec%2017%20(Reuters),JPMorgan%20Chase%20%26%20Co 's%20(JPM kreeg in december een boete van 200 miljoen dollar voor "wijdverspreide" tekortkomingen.

De Duitse vermogensbeheerder DWS zei vorige maand dat het 12 miljoen euro ($ 12 miljoen) opzij had gezet om mogelijke Amerikaanse boetes te dekken die verband houden met onderzoeken naar het gebruik van niet-goedgekeurde apparaten door zijn werknemers en de eisen voor het bijhouden van gegevens, waarmee het zich aansloot bij een groot aantal banken die soortgelijke voorzieningen troffen, waaronder Bank of America, Morgan Stanley en Credit Suisse.

Bronnen bij verschillende andere beleggingsondernemingen - in de financiële wereld omschreven als de "buy-side" - waaronder Amundi, AXA Investment Management, BNP Paribas Asset Management en JPMorgan Asset Management, vertelden Reuters dat zij hulpmiddelen hebben ingezet om alle communicatie tussen personeel en klanten in overeenstemming te houden.

Woordvoerders van de SEC en de CFTC wilden geen commentaar geven op de vraag of hun onderzoeken verder zouden kunnen reiken dan de banken, maar bronnen in de sector verwachten dat de autoriteiten hun netten breder zullen uitwerpen in de financiële sector en zelfs bij de overheid.

Vorige maand riep het Britse Information Commissioner's Office https://www.reuters.com/world/uk/uk-watchdog-seeks-review-into-government-use-whatsapp-messaging-apps-2022-07-11 (ICO), de belangrijkste Britse waakhond voor gegevensbescherming, op tot een herziening van het gebruik van WhatsApp, privé-e-mails en andere messaging-apps door overheidsfunctionarissen, nadat uit een onderzoek was gebleken dat de gegevens tijdens de pandemie onvoldoende waren beveiligd.

GOEDE ZAKEN VOOR SOMMIGEN

De regelgeving voor financiële instellingen is sinds de wereldwijde financiële crisis van 2007-9 geleidelijk aangescherpt en bedrijven registreren al geruime tijd de communicatie van het personeel van en naar kantoortelefoons.

Deze praktijk is bedoeld om inbreuken zoals handel met voorkennis en "front-running", of handel op informatie die nog niet openbaar is, te ontmoedigen en aan het licht te brengen.

Maar omdat duizenden financiële medewerkers en hun klanten nog steeds op afstand werken nadat zij aan het begin van de pandemie hun kantoren hebben verlaten, lopen sommige gevoelige gesprekken die zouden moeten worden opgenomen nog steeds het risico dat zij per ongeluk via informele of ongeautoriseerde kanalen worden gevoerd.

Brad Levy, CEO van het bedrijf Symphony, zegt dat de bezorgdheid over het beheer van dat risico heeft geleid tot een toename van de belangstelling voor software-upgrades die gesprekken op populaire messengingtools zoals WhatsApp van Meta Platforms opneembaar maken.

"De meesten geloven dat de reikwijdte van deze onderzoeken groter wordt naarmate ze dieper gaan", aldus Levy.

"Veel marktdeelnemers hebben retentie- en bewakingsvereisten en zullen dus waarschijnlijk een standpunt innemen, waaronder meer proactief zijn zonder een direct doelwit te zijn."

Hij zei dat het gebruikersbestand van Symphony sinds de pandemie meer dan verdubbeld is tot 600.000, verspreid over 1.000 financiële instellingen, waaronder JPMorgan en Goldman Sachs.

Symphony-collega Movius zei ook dat zijn bedrijfsonderdelen die gespecialiseerd zijn in het opneembaar maken van WhatsApp en andere tools in een jaar tijd meer dan verdubbeld zijn in omvang, waarbij de verkoop aan vermogensbeheerders een groeiend onderdeel vormt.

"Velen aan de buy-side hebben ingezien dat je niet alleen kunt vertrouwen op SMS en telefoongesprekken," zei Movius Chief Executive Ananth Siva, eraan toevoegend dat het bedrijf ook probeert samen te werken met andere sterk gereguleerde sectoren, waaronder de gezondheidszorg.

Movius-software integreert communicatiemiddelen van derden, zoals e-mail, Zoom, Microsoft Teams en WhatsApp, in één systeem dat naar behoefte kan worden opgenomen en gearchiveerd, zei hij.

Amundi, AXA IM, BNPP AM en JPMorgan Asset Management hebben allemaal bevestigd dat zij de Symphony-software hebben geïmplementeerd, maar weigerden commentaar te geven op de volledige breedte van de diensten die zij gebruiken of wanneer deze zijn uitgerold.

Amundi en AXA IM bevestigden beide dat ze Symphony-diensten gebruiken voor teamcommunicatie, terwijl AXA IM ook zei dat ze het gebruikten voor marktinformatie.

Amundi, BNPP AM en JP Morgan AM weigerden commentaar te geven op de vraag of zij dachten dat toezichthouders zouden proberen het bijhouden van gegevens bij vermogensbeheerders te onderzoeken nadat de handhavingsacties tegen de banken waren afgerond.

Een woordvoerder van BNPP AM zei dat het het gebruik van WhatsApp voor communicatie met klanten had verboden op grond van compliance-, juridische en risico-overwegingen, waaronder de General Data Protection Regulation (GDPR).

($1 = 0,9872 euro)