Arcadis : Oproep Arcadis NV Algemene Vergadering 29 april 2021 (0.1 MB) Download

Jaarlijkse Algemene Vergadering Arcadis N.V.

De jaarlijkse Algemene Vergadering ('AV') van Arcadis N.V. ('Arcadis' of de 'Vennootschap') zal worden gehouden op donderdag 29 april 2021 om 14.00 uur. In overeenstemming met de Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid, zal Arcadis de AV online houden, waarbij alleen virtuele aanwezigheid mogelijk is.

Arcadis zal de richtlijnen van de overheid omtrent COVID-19 nauwlettend volgen. U wordt geadviseerd de website van Arcadis tot de vergaderdatum regelmatig te consulteren in verband met eventuele wijzigingen.

VERKORTE AGENDA

• 1. Opening en mededelingen

• 2. Verslag van de Raad van Commissarissen over het boekjaar 2020

• 3. Verslag van de Raad van Bestuur over het boekjaar 2020

• 4. Jaarrekening 2020 en dividend

• 5. Decharge

• 6. Benoeming van de accountant voor het onderzoek van Jaarrekening 2022

• 7. Beloningsverslagen Raad van Bestuur en Raad van Commissarissen

• 8. Wijzigingen beloningsbeleid voor Raad van Bestuur

• 9. Samenstelling van de Raad van Bestuur (bindende voordracht)

• 10. Samenstelling van de Raad van Commissarissen (niet-bindende voordrachten)

• 11. Delegatie van bevoegdheid tot toekenning of uitgifte van (rechten op) aandelen Arcadis N.V.

• 12. Machtiging tot inkoop van aandelen Arcadis N.V.

• 13. Intrekking van gewone aandelen Arcadis N.V.

• 14. Rondvraag

• 15. Sluiting

Agendapunt 13. Intrekking van gewone aandelen Arcadis N.V.

In lijn met artikel 2:99 lid 7 BW wordt opgemerkt dat het doel van agendapunt 13 is om de Vennootschap in staat te stellen aandelen die de Vennootschap zelf houdt of verkrijgt, in te trekken teneinde flexibiliteit te creëren met betrekking tot de kapitaalstructuur van de Vennootschap.

Vergaderstukken

Vanaf heden zijn deze oproeping, de volledige agenda met toelichting en het jaarverslag 2020 te raadplegen op de website van de Vennootschap (www.arcadis.com) en op de e-voting website van ABN AMRO

(abnamro.com/evoting). De gegevens met betrekking tot de kandidaten voor de (her-)benoeming tot lid van de Raad van Commissarissen zoals bedoeld in artikel 2:142 lid 3 BW zijn opgenomen in de toelichting bij de agenda.

Registratiedatum

Voor deze AV gelden ten aanzien van gewone aandelen als stem en/of vergadergerechtigden zij die per donderdag 1 april 2021 (de 'Registratiedatum') die rechten hebben en als zodanig zijn ingeschreven in de

door de Raad van Bestuur daartoe aangewezen registers.

Aanmelding, virtuele aanwezigheid en stemmen

Houders van aandelen aan toonder die de AV virtueel wensen bij te wonen en/of die hun stemmen live tijdens de AV willen uitbrengen, kunnen vanaf vrijdag 2 april 2021 hun aandelen aanmelden viawww.abnamro.com/evoting. Aanmelden kan tot uiterlijk donderdag 22 april 2021 om 17.30 uur. Intermediairs dienen uiterlijk op vrijdag 23 april 2021 om 13.30 uur aan ABN AMRO een opgave te verstrekken waarin het aantal aandelen is opgenomen dat voor elke aandeelhouder voor de AV wordt aangemeld.

Aandeelhouders kunnen de AV online volgen via een webcast. Aandeelhouders die de AV via de webcast volgen kunnen voorafgaand aan de vergadering schriftelijk vragen indienen. Gelieve uw vragen uiterlijk maandag 26 april 2021 om 14.00 uur te zenden [e-mail]. Er kan niet gegarandeerd worden dat vragen die na dit tijdstip worden ontvangen tijdens de AV worden behandeld. Aandeelhouders die voorafgaand aan de vergadering hun vragen hebben ingestuurd kunnen tijdens de vergadering vervolgvragen stellen. Verdere instructies omtrent het indienen van deze vervolgvragen zullen tijdens de vergadering door de voorzitter worden gegeven. Voor meer informatie over de webcast en het stemproces, ziewww.abnamro.com/evoting.

Houders van aandelen op naam

Aan alle houders van aandelen op naam wordt een uitnodiging om de AV virtueel bij te wonen verzonden, inclusief instructies voor het aanmelden.

Steminstructies onafhankelijke derde

Aandeelhouders die niet in de gelegenheid zijn de virtuele vergadering bij te wonen en/of die hun stemmen niet tijdens de vergadering wensen uit te brengen, kunnen hun stemmen voorafgaand aan de AV uitbrengen, tot donderdag 22 april 2021 om 17.30 uur, via de website van de ABN AMRO die hiervoor bestemd is (www.abnamro.com/evoting).

Zij kunnen hun steminstructies geven aan een onafhankelijke derde: Intertrust Financial Services B.V., Prins Bernhardplein 200, 1097 JB te Amsterdam. Een elektronische steminstructie kan viawww.abnamro.com/evotingtot donderdag 22 april 2021 om 17.30 uur.

Wanneer een aandeelhouder niet de mogelijkheid heeft om zijn of haar steminstructies elektronisch door te geven, dan kunnen deze ook schriftelijk worden gegeven. Hiervoor is eenformulier beschikbaar gesteld op de website van de Vennootschap. Het formulier dient volledig te worden ingevuld en moet door Intertrust Financial Services B.V. uiterlijk op donderdag 22 april 2021 om 17.30 uur te zijn ontvangen (per post of per email:[e-mail]).

Aan de houders van aandelen op naam zal een dergelijke volmacht met steminstructie worden verzonden. Ook hier geldt dat deze volmacht uiterlijk op donderdag 22 april 2021 om 17.30 uur door Intertrust Financial Services B.V. moet zijn ontvangen op voornoemd (email)adres.

Indien aandeelhouders een volmacht willen afgeven aan een ander dan Intertrust Financial Services B.V., dan kunnen zij eveneens gebruik maken van het volmachtformulier dat de Vennootschap op haar website beschikbaar heeft gesteld.

Amsterdam, 11 maart 2021

Raad van Bestuur Arcadis N.V.

Gustav Mahlerplein 97-103 1082 MS Amsterdam Internet:www.arcadis.com

Voor informatie:

J. Pullens, Director Investor Relations Telefoon: 020 2011 083

E-mail:[e-mail]