Holland Colours : Minutes General Shareholders Meeting (Dutch)

NOTULEN ALGEMENE VERGADERING

VAN AANDEELHOUDERS

HOLLAND COLOURS NV

13 JULI 2023

AGENDA

1. Opening
2. Report of the Board of Management on the financial year 2022/2023
3. Financial Statements 2022/2023
4. 1. Advisory vote regarding the remuneration report financial year 2022/2023 (advisory vote)
   2. Adoption of the financial statements 2022/2023 (voting item)
5. Reserves and dividend policy
6. Profit appropriation and dividend
   Adoption of the appropriation of the profit (voting item)
7. Discharge to the Board of Management (voting item)
8. Discharge to the Supervisory Board (voting item)
9. Appointment external auditor (voting item)
10. Strategy Holland Colours Group
11. Authorization to the Board of Management, subject to the approval of the Supervisory Board, to acquire shares in the Company on behalf of the Company (voting item)
12. Supervisory Board
13. 1. Re-appointmentof Mrs. A.R. Doornbos as member of the Supervisory Board (voting item)
    2. Appointment of Mrs. J.W. van der Vlist as chair of the Supervisory Board (voting item)
14. Any other business
15. Closure

Pagina 2 van 10

NOTULEN

Samenvatting van de verhandelingen tijdens de algemene vergadering van aandeelhouders van Holland Colours NV (de Vennootschap), gehouden op 13 juli 2023 vanaf 10:00 uur (CET).

Voorzitter:	De heer R. Zoomers, Voorzitter van de Raad van Commissarissen
Secretaris:	Mevrouw M.J. Bos, Legal Affairs en Secretaris

1. Opening

De Voorzitter opent de vergadering en heet allen welkom.

De Voorzitter stelt de aanwezigen voor:

Raad van Bestuur: de heer Vinke (CEO), de heer Van Hamersveld (CTO) en de heer Rutgers (CFO a.i.).

Voorzitter van de Remuneratiecommissie: mevrouw Doornbos

De leden van de Raad van Commissarissen: de heer De Heer. De heer Klaus is afwezig met kennisgeving. Verder is de heer Vermeulen, PricewaterhouseCoopers Accountants NV, aanwezig. Hij zal een toelichting geven op de controlewerkzaamheden met betrekking tot de Jaarrekening.

Mevrouw Bos zal de notulen van deze vergadering houden. Om praktische redenen wordt er een geluidsopname gemaakt van de vergadering.

De vergadering is tijdig en conform de formele vereisten bijeengeroepen. De agenda van deze Algemene Vergadering van Aandeelhouders met toelichting is ter inzage gelegd ten kantore van de Vennootschap, tezamen met de curricula vitae inzake de herbenoeming van mevrouw A.R. Doornbos, de benoeming van mevrouw J.W. van der Vlist en het jaarverslag over het boekjaar 2022/2023.

De informatie is beschikbaar op de website van de Vennootschap: www.hollandcolours.com.

De mogelijkheid is geboden om via volmacht een stem op de diverse agendapunten voor deze vergadering uit te brengen. De stemmen die via volmacht zijn ontvangen, zullen in acht worden genomen bij de diverse ter stemming te brengen agendapunten. Bij het tellen van de stemmen worden de onthoudingen niet meegeteld.

62.3 % van het totale aandelenkapitaal is in deze aandeelhoudersvergadering vertegenwoordigd. Vastgesteld wordt dat de oproeping voor deze vergadering is geschied overeenkomstig alle wettelijke en statutaire vereisten en derhalve is de vergadering gerechtigd om rechtsgeldige besluiten te nemen.

2. Bestuursverslag over het boekjaar 2022/2023

De Voorzitter geeft het woord aan de heer Vinke, die aan de hand van een presentatie (gepubliceerd op de website) een toelichting geeft op de bedrijfsactiviteiten van de vennootschap. De heer Rutgers geeft een toelichting op de financiële resultaten over het boekjaar 2022/2023. Aansluitend informeert de heer Vinke de vergadering over de outlook.

3. Jaarrekening 2022/2023

1. Adviserende stem over het bezoldigingsverslag boekjaar 2022/2023

Mede namens de Remuneratie Commissie informeert de Voorzitter de vergadering dat de bezoldiging in het boekjaar 2022/2023 is uitgevoerd conform het bezoldigingsbeleid. Er zijn geen wijzigingen ten opzichte van vorig jaar.

Na stemming concludeert (met 1.629 tegenstemmen en 1 onthouding) de heer Zoomers dat de aandeelhouders een positief advies hebben uitgebracht met betrekking tot het bezoldigingsverslag 2022/2023 voor de Raad van Bestuur en de Raad van Commissarissen.

Pagina 3 van 10

1. Vaststelling van de Jaarrekening 2022/2023

De Jaarrekening over het boekjaar 2022/2023 is voorzien van een goedkeurende controleverklaring door PricewaterhouseCoopers Accountants NV (PwC).

De Voorzitter geeft het woord aan de heer Vermeulen, de leadpartner van PwC. Hij brengt verslag uit van de controlewerkzaamheden die door PwC zijn verricht en geeft een toelichting op de controleverklaring aan de hand van de volgende onderwerpen:

Het controleproces is conform het controleplan uitgevoerd en uitvoerig besproken met de Board of Management en de Raad van Commissarissen. Er waren verbeterslagen in de consolidatie en bij de divisies. De bezetting op de afdeling Finance was goed, wat leidde tot een soepel proces en bijdroeg aan de verbetering van de werkzaamheden van PwC.

Aan de materialiteitseis is voldaan en er werd een goedkeurende verklaring afgegeven. In de controleverklaring zijn een tweetal kernpunten van de controle opgenomen waaronder de waardering van de voorraden. De verklaring geeft weer welke werkzaamheden er zijn uitgevoerd. Er zijn slechts drie bevindingen geconstateerd, waarvan er één inmiddels is opgelost. Er is ook gekeken naar aspecten zoals fraude, waarbij de bevindingen uit het verleden goed zijn opgevolgd. Het Board of Management rapport vertoonde geen inconsistenties en sloot aan bij de Jaarrekening.

Wat betreft duurzaamheid, is er voor 2025 een rapportage-eis voor Holland Colours. Dit is al goed opgepakt, maar er is nog een weg te gaan.

KPMG wordt later in deze vergadering voorgedragen als accountant voor de eerstvolgende 3 jaar en om een goede overdracht te hebben heeft KPMG de controle over 2022/2023 al meegedraaid.

De Voorzitter geeft de aanwezigen gelegenheid tot het stellen van vragen. Hij vraagt hen daarvoor gebruik te maken van de microfoon en de naam te noemen t.b.v. de notulen.

De heer Rienks

Vraag

Het is jammer dat de heer Rutgers vertrekt. Hoe gaan we de rol van CFO invullen? Antwoord

De heer Zoomers antwoordt dat Holland Colours al een tijd op zoek is naar een CFO. Daarbij streven we ernaar, in het kader van diversiteit, om een vrouw te kiezen. Helaas is er nog geen goede kandidaat gevonden. De heer Rutgers presteert goed en er zijn goede afspraken gemaakt om de positie ad interim in te vullen. Dit geeft de ruimte om kritisch te blijven in de actieve zoektocht naar een permanente invulling.

Vraag

Er is volumedaling, extra voorraden zijn afgebouwd en in de bouw gaat het minder. Zijn er ook klanten die in de plus zitten?

Antwoord

De heer Vinke legt uit dat ons businessmodel is gericht op het oplossen en ontwikkelen van vragen samen met klanten, wat tijd kost. Onze relaties met klanten zijn sterk en ons netwerk binnen de klantengroep is breed. Daarnaast is er sprake van een volumedaling over de hele linie. Leveranciers die ook aan concurrenten leveren, geven aan dat zij ook te maken hebben met volumeproblemen. Het is dus een marktfenomeen.

We hebben ervoor gekozen om de prijzen niet te verlagen om te concurreren met grote organisaties, die lagere prijzen hanteren. We zijn bezig met technologie- en marketingontwikkelingen om nieuwe klanten aan te trekken. Het testen bij klanten is een belangrijk onderdeel van onze groeistrategie.

Vraag

Hoe kunnen we volumedaling beter opvangen, bijvoorbeeld door vaste kostenvermindering in plaats van een winstdaling van bijna 50%?

Antwoord

De heer Rutgers geeft aan dat wij veel aan co-design doen. Ons serviceniveau ligt hoger dan dat van onze concurrenten, wat extra kosten met zich meebrengt en ons volumegevoelig maakt. We willen de kosten die verbonden zijn aan onze sterke service niet verlagen.

Pagina 4 van 10

De heer Stevense (Stichting Rechtsbescherming Beleggers)

Vraag

Hoe denkt u zero accidents te bereiken? Antwoord

De heer Vinke legt uit dat er een ambitie is om volgend jaar een 'behavior based' programma te starten. Dit programma richt zich op intensieve communicatie en signalering. Er zullen maatregelen worden genomen en acties worden afgesproken en opgevolgd. Daarbij is het belangrijk om ook de oudere medewerkers te laten deelnemen aan het programma, te betrekken bij de dialoog en indien nodig het werk aan te passen.

Vraag

Er is een nieuwe productielijn in Apeldoorn. Wat wordt er nog meer vernieuwd? Antwoord

De heer Vinke vertelt dat in het vorige jaar in Amerika een productielijn is opgebouwd. Er wordt voortdurend geïnvesteerd met het oog op de toekomst. Investeringen worden meegenomen in de nieuwe strategie. Het doel is om te investeren boven het niveau van de afschrijvingen, we investeren zo in onze toekomst en om zo de beoogde resultaten te behalen.

Vraag

Wordt er voor de ontwikkeling van nieuwe flessen contact gezocht met Avantium? Antwoord

De heer Van Hamersveld legt uit dat de verpakkingsindustrie zich beweegt richting recycling, waarbij PET een van de recyclestromen is, ook mede gestimuleerd door wetgeving. Het gebruik van natuurlijke en functionele kleuren is belangrijk. Om in te spelen op de markt wordt er gewerkt aan de mogelijkheid van recyclebaar wit. We zijn ook in gesprek met onze klanten om de gestelde doelen te bereiken. We hebben contact met verschillende partijen in de industrie, waaronder Avantium, maar er is geen specifieke samenwerkingsovereenkomst.

Vraag

Hoe gaat Holland Colours om met de 3 scopes van de nieuwe ESG baseline? Antwoord

De heer Van Hamersveld antwoordt hierop dat scope 3 het meest complex is. We bepalen binnen deze scope de impact van de organisatie, inclusief indirecte effecten met betrekking tot CO2. Een overzicht van de huidige situatie is opgesteld met behulp van externe expertise. Afval draagt in belangrijke mate bij aan deze impact en er wordt onderzocht hoe dit verminderd kan worden. Er wordt met leveranciers gekeken naar verpakkingen en vervoersmiddelen. Onze impact binnen scope 3 is lager dan in deel 1 en 2. Het is een continu proces waarbij samen wordt gekeken hoe verbeteringen kunnen worden doorgevoerd om de gestelde doelen te bereiken. Binnen scope 3 wordt gekeken tot het punt van levering aan klanten.

Vraag

Hoe zag de Management Letter van de accountant eruit? Antwoord

De heer Vermeulen van PwC legt uit dat, na een grondige evaluatie van de situatie, er al diverse punten zijn opgevolgd en verbeterd. Er zijn geen noemenswaardige nieuwe punten ontdekt en de punten die nog openstaan geven geen reden om de controleaanpak aan te passen. Bovendien is het IT-risico niet significant toegenomen.

De heer Snoeker

Hij complimenteert de korte toelichting van de accountant.

Vraag

Er is bezorgdheid over de mogelijkheid van 12 magere jaren na 12 goede jaren. Het optimistische antwoord van vorig jaar bleek teleurstellend. Is er nog hoop voor goede jaren in de toekomst?

Antwoord

De heer Zoomers bevestigt dat Holland Colours een solide bedrijf is en dat er vertrouwen is dat er goede jaren in het vooruitzicht zijn.

Pagina 5 van 10