SIPEF

Calesbergdreef 5

2900 Schoten

BTW BE 0.404.491.285

R.P.R. Antwerpen

NOTULEN VAN DE GEWONE ALGEMENE VERGADERING

GEHOUDEN TE SCHOTEN OP 9 JUNI 2021

  1. SAMENSTELLING VAN HET BUREAU

De algemene vergadering (de "Vergadering") wordt geopend om 15.00 uur onder het voorzitterschap van Luc Bertrand, voorzitter van de raad van bestuur van de vennootschap

De voorzitter vervolledigt het bureau met François Van Hoydonck, gedelegeerd bestuurder en Johan Nelis, CFO, die hij aanduidt als secretaris en stemopnemer.

Zoals aangekondigd in de bijeenroeping van de Vergadering en op grond van de maatregelen vastgelegd door de regeringen en openbare besturen in het kader van de strijd tegen de covid-19-pandemie, kan SIPEF geen fysieke toegang verlenen tot de Vergadering van 9 juni 2021 aan haar aandeelhouders.

De aandeelhouders kunnen echter virtueel deelnemen, vragen stellen en op elektronische wijze hun stem uitbrengen tijdens de Vergadering. Ze hadden eveneens de mogelijkheid op voorhand te stemmen, hun vragen te stellen en hun stem uit te brengen via volmacht door middel van een door de vennootschap ter beschikking gesteld electronisch communicatiemiddel via het Lumi platform of te stemmen via een papieren vomachtformulier.

De Vergadering wordt bovendien live gestreamd voor alle aandeelhouders die de toelatingsformaliteiten hebben nageleefd.

  1. OPROEPING VAN DE AANDEELHOUDERS

De voorzitter stelt vast:

  • dat de oproeping tot de Vergadering is bekendgemaakt in overeenstemming met artikel 7:128 van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen en artikel 29 van de statuten in het Belgisch Staatsblad en in De Tijd van 7 mei 2021;

1

  • dat de aandeelhouders op naam, de bestuurders en de commissaris werden opgeroepen per brief van 7 mei 2021 en deze personen een afschrift hebben ontvangen van de stukken vermeld door artikel 7:129 §2 van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen.

Hij bevestigt tevens dat het jaarrapport 2020 vanaf 22 april 2021 en alle andere documenten vermeld door artikel 7:129 §2 vanaf 7 mei 2021 tot op heden ononderbroken beschikbaar waren voor de aandeelhouders op de website.

De voorzitter legt op het bureau een kopie van de publicaties in het Belgisch Staatsblad en de Tijd van 7 mei 2021, van de oproepingsbrief gericht op 7 mei 2021 aan de aandeelhouders op naam, van de aanwezigheidslijst van de algemene vergadering, van de brieven en de volmachten van de aandeelhouders op naam evenals van de houders van gedematerialiseerde aandelen. Hij verzoekt de stemopnemer deze documenten te paraferen.

  1. AANDEELHOUDERSLIJST

De lijst van de aandeelhouders wordt door de secretaris van de vergadering ondertekend en wordt door de voorzitter afgesloten. Deze lijst evenals de volmachten worden aan deze notulen gehecht.

Er zijn in totaal 6.148.397 aandelen die gestemd hebben of waarvoor volmacht werd verleend, hetzij 59,01 % van alle stemgerechtigde aandelen (dit is het totaal aantal aandelen verminderd met de 160.000 eigen aandelen waarvoor het stemrecht is geschorst).

IV. UITEENZETTINGEN EN VRAGEN

François Van Hoydonck leest de toespraak van de voorzitter en gedelegeerd bestuurder voor. Meer bepaald gaat deze uiteenzetting over de prestaties en de resultaten van de Groep over het boekjaar 2020 en eveneens over de evolutie van de activiteiten tijdens de eerste vijf maanden van 2021. Deze toespraak wordt aan de notulen van de vergadering gehecht.

Krachtens artikel 7:139 van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen konden de aandeelhouders vóór de vergadering schriftelijk vragen stellen aan de vennootschap. Deze worden beantwoordt, in functie van het voorwerp de vraag, door de voorzitter, de CEO of de CFO van de vennootschap. Deze vragen worden samen met de antwoorden aan de notulen gehecht.

Er werden geen vragen tijdens de Vergadering via de chat box gesteld.

2

  1. QUORUM

De voorzitter stelt vast dat de agenda geen punten bevat die een bijzonder aanwezigheidsquorum vereisen en dat de vergadering dus over alle punten van de agenda kan beraadslagen en beslissen met gewone meerderheid van stemmen.

V. BERAADSLAGING EN STEMMING

1. Verslag van de raad van bestuur over het boekjaar afgesloten op 31 december 2020

Alle aandeelhouders hebben kunnen kennisnemen van het jaarverslag 2020 dat integraal is opgenomen in het jaarrapport 2020. Bovendien hebben ze de gelegenheid gekregen hierover vóór en tijdens de Vergadering vragen te stellen. De Vergadering gaat dus akkoord dat de voorzitter het jaarverslag niet voorleest.

2. Verslagen van de commissaris over het boekjaar afgesloten op 31 december 2020

Deze verslagen, die elk een goedkeurende verklaring bevatten zonder voorbehoud, worden kort toegelicht door Kathleen De Brabander, vertegenwoordiger van de commissaris Deloitte Bedrijfsrevisoren CVBA.

De aandeelhouders konden bovendien vóór en tijdens de Vergadering over deze verslagen vragen stellen. De Vergadering stelt de voorzitter dus vrij van de lezing van deze teksten.

3. Financiële staten afgesloten op 31 december 2020

3.1. Voorstelling van de geconsolideerde financiële staten afgesloten op 31 december 2020

De aandeelhouders hebben kunnen kennisnemen van de geconsolideerde financiële staten per 31 december 2020, die integraal in het jaarverslag 2020 zijn opgenomen en op de website werden gepubliceerd sinds 22 april 2021. Bovendien werden deze rekeningen toegelicht in de toespraak van de voorzitter en gedelegeerd bestuurder.

3.2.Voorstel tot goedkeuring van de jaarrekening afgesloten op 31 december 2020 met inbegrip van de uitkering van een brutodividend van 0,35 euro per aandeel. Aangezien de eigen aandelen niet dividendgerechtigd zijn, hangt het totale bedrag van de dividenduitkering af van het aantal eigen aandelen aangehouden door SIPEF op 10 juni 2021 om 11:59 p.m. Belgische tijd (met name de dag voor de ex-date). Dit tijdstip is relevant voor het bepalen van de

3

dividendgerechtigheid van de aandelen en dus het verval van de dividendrechten verbonden aan de eigen aandelen.

Machtiging van de raad van bestuur om in functie hiervan het finale bedrag van de totale dividenduitkering (en de daaruit voortvloeiende andere wijzigingen in de winstverdeling) in de jaarrekening in te voegen, indien nodig.

De secretaris legt uit dat aangezien het aantal eigen aandelen sinds 31 december 2020 tot en met 10 juni 2021 niet is veranderd, het totale bedrag van de dividenduitkering,hetzij 3.646.765 EUR definitief is. De jaarrekening, na winstbestemming wordt dan ook in definitieve vorm ter goedkeuring voorgelegd aan de aandeelhouders.

Hij stelt de enkelvoudige jaarrrekening per 31 december 2020, evenals de resultaatverwerking, ter beraadslaging en goedkeuring voor. Het boekjaar 2020 wordt afgesloten met een winst van 2 222 KUSD. Na toevoeging van de overgedragen winst van het vorige boekjaar voor een bedrag van 95 575 KUSD bedraagt de te bestemmen winst van het boekjaar 97 797 KUSD, die de raad van bestuur voorstelt uit te keren aan de aandeelhouders ten belope van 4 472 KUSD en het saldo van 93 324 KUSD over te dragen naar het volgende boekjaar, na een toevoeging aan de reserves, andere dan de wettelijke reserve, voor 879 KUSD.

STEMMING:

De Vergadering keurt met unanimiteit van stemmen (6.148.397 voor, 0 tegen en 0 onthoudingen) de enkelvoudige jaarrekening afgesloten op 31 december 2020 goed.

Het brutodividend van 0,35 euro (netto 0,245 euro) zal betaalbaar zijn vanaf 7 juli 2021.

4. Kwijting aan de bestuurders

De voorzitter verzoekt de Vergadering kwijting te verlenen aan de bestuurders.

STEMMING:

De Vergadering verleent met unanimiteit van stemmen (6.148.397 voor, 0 tegen en 0 onthoudingen) kwijting aan alle bestuurders voor de uitoefening van hun mandaat over het boekjaar afgesloten op 31 december 2020.

5. Kwijting aan de commissaris

De voorzitter preciseert dat deze kwijting ook betrekking heeft op de "post closing events" die eveneens vermeld staan in het jaarverslag 2020.

4

Vervolgens verzoekt hij de Vergadering kwijting te verlenen aan de commissaris.

STEMMING:

De vergadering verleent met unanimiteit van stemmen (6.148.397 voor, 0 tegen en 0 onthoudingen) kwijting aan de commissaris voor de uitoefening van zijn mandaat over het boekjaar afgesloten op 31 december 2020.

6. Statutaire benoemingen

6.1. Ontslag van een bestuurder

François Van Hoydonck informeert de Vergadering dat Petra Meekers na afloop van de Vergadering ontslag neemt als bestuurder en vanaf 10 juni 2021 zetelt in het Executief Comité.

6.2. Hernieuwing van het mandaat van een bestuurder

De voorzitter deelt mee dat het bestuurdersmandaat van Jacques Delen vervalt na afloop van de huidige Vergadering. De Raad van Bestuur stelt voor het mandaat van Jacques Delen opnieuw met één jaar te verlengen op grond van zijn grote deskundige ervaring, ook al overschrijdt deze laatste de leeftijdsgrens van 70 jaar.

STEMMING:

De Vergadering hernieuwt met een meerderheid van 95,99% van de stemmen (5.902.006 voor, 246.391 tegen en 0 onthoudingen) het bestuurdersmandaat van Jacques Delen voor een periode van 1 jaar tot na afloop van de algemene vergadering van 2022.

6.3. Benoeming van een nieuwe bestuurder

De voorzitter deelt mee dat de Raad van Bestuur voorstelt Yu-Leng Khor te benoemen als nieuwe bestuurder voor een periode van 4 jaar. Mevrouw Khor stelt zich vervolgens rechtstreeks voor aan de aandeelhouders.

STEMMING:

De Vergadering benoemt met een meerderheid van 99,22% van de stemmen (6.100.322 voor, 48.075 tegen, 0 onthoudingen) Yu-Leng Khor tot bestuurder voor een periode van 4 jaar tot na afloop van de algemene vergadering van 2025.

5

This is an excerpt of the original content. To continue reading it, access the original document here.

Attachments

  • Original document
  • Permalink

Disclaimer

Sipef NV published this content on 09 June 2021 and is solely responsible for the information contained therein. Distributed by Public, unedited and unaltered, on 10 June 2021 12:09:01 UTC.