Montea : Gedragscode

Bijlage 1 - Gedragscode

1. Inleiding

Deze gedragscode bevat de belangrijkste bepalingen die Montea NV (Montea) heeft aangenomen overeenkomstig aanbeveling 2.18 van de Belgische Corporate Governance Code 2020. De raad van bestuur van Montea Management NV, enige bestuurder van Montea, heeft deze gedragscode aangenomen op zijn vergadering van 22 juni 2021. Zij zal deze gedragscode jaarlijks evalueren.

De gedragscode van Montea biedt een kader van de verwachtingen ten aanzien van het leiderschap van de Vennootschap alsook ten aanzien van de werknemers wat betreft verantwoordelijk en ethisch gedrag, maar is niet limitatief. Iedereen van Montea moet er altijd naar streven zijn/haar gezond verstand, zorg en aandacht te gebruiken bij zijn/haar dagelijkse werkzaamheden waarbij de gedragscode als richtsnoer wordt gehanteerd. De gedragscode schept geen rechten voor klanten, leveranciers, concurrenten, aandeelhouders of andere personen of entiteiten.

2. Toepassingsgebied

Deze code is van toepassing op elke bestuurder en elke medewerker van Montea, los van het type contract of van de werklocatie.

Overtredingen van deze gedragscode worden niet getolereerd en kunnen worden beschouwd als een contractuele tekortkoming of - voor werknemers - leiden tot interne disciplinaire maatregelen met inbegrip van ontslag, en kunnen tevens zelfs resulteren, in overeenstemming met relevante wetgeving, in een strafrechtelijke vervolging. Elk geval wordt objectief beoordeeld met volledige erkenning van de omstandigheden.

3. Waarden

3.1 Gelijke kansen en diversiteit

Montea streeft naar een werkcultuur waar gelijkheid, diversiteit en non-discriminatie op basis van gender, geaardheid, ras, culturele en sociale achtergrond, handicap, geloof, leeftijd, nationaliteit, opleiding of politieke mening centraal staan.

Onder diversiteit worden alle aspecten verstaan waarop mensen van elkaar verschillen. Diversiteit heeft dus niet louter betrekking op gender maar ook op andere criteria zoals bekwaamheden, ervaring en kennis. Een diversificatie van de bestuurders en medewerkers van Montea draagt bij tot een evenwichtige besluitvorming waarbij beslissingen worden genomen en mogelijke problemen afgehandeld worden door deze vanuit verschillende oogpunten te analyseren.

Ook op het niveau van de raad van bestuur en op het niveau van de medewerkers wordt er veel belang gehecht aan diversiteit. Dit zorgt namelijk voor een goede dynamiek en evenwichtige besluitvorming en heeft zo al sterk bijgedragen tot de groei van Montea.

• Je erkent dat alle mensen uniek en waardevol zijn en respecteert hen voor hun individuele vaardigheden.
  3.2 Mensenrechten

Montea respecteert de mensenrechten en zet zich in voor de bevordering ervan, in overeenstemming met de Universele Verklaring van de Rechten van de Mens en de richtlijnen voor mensenrechten en arbeidsrelaties van de Verenigde Naties. We vermijden medeplichtigheid aan onwettige handelingen van anderen die in strijd zijn met internationale gedragsnormen. We bevorderen diversiteit en tonen rechtvaardigheid en beleefdheid in onze interacties met mensen zowel binnen als buiten Montea.

• Je schendt of omzeilt de mensenrechten in geen enkel opzicht en laat niet toe dat dit gebeurt.

3.3 Kinderarbeid

Montea hanteert een nultolerantiebeleid ten aanzien van kinderarbeid en respecteert alle kinderrechten zoals uiteengezet door de Verenigde Naties. Montea zal, buiten in het kader van een vakantiejob of een stage, geen kinderen in dienst nemen onder de leeftijd van 18 jaar. Montea raadt haar leveranciers en klanten aan om degelijke mechanismen voor leeftijdsverificatie in te voeren als onderdeel van het aanwervingsproces, die op geen enkele wijze respectloos of vernederend mogen zijn voor de werknemers. Dergelijke verificaties zijn bij Montea reeds van toepassing. Dit beginsel heeft tot doel kinderen te beschermen tegen elke vorm van uitbuiting.

Indien wordt vastgesteld dat kinderen direct of indirect voor een leverancier of klant van Montea werken, is het aangewezen dat de respectievelijke leverancier of klant een bevredigende oplossing zoekt om een einde te maken aan dergelijke kinderarbeid en kinderen te steunen om naar school te gaan en te blijven gaan tot ze geen kind meer zijn. Dit alles in het beste belang van het kind.

In het geval van een vakantiejob of stage zal Montea ervoor zorgen dat a) het soort werk waarschijnlijk niet schadelijk is voor hun gezondheid of ontwikkeling, en b) hun werkuren geen nadelige invloed hebben op hun aanwezigheid op school, hun deelname aan de door de bevoegde autoriteit goedgekeurde beroepsoriëntatie of hun vermogen om te profiteren van opleidings- of onderwijsprogramma's. Montea stelt de nodige mechanismen in werking om schade voor deze jongeren te voorkomen, te identificeren en te beperken, met speciale aandacht voor de toegang van deze jongeren tot doeltreffende klachtenmechanismen en tot opleidingsprogramma's. Montea raadt haar leveranciers en klanten aan om eenzelfde waarde voorop te stellen.

• Je past een nultolerantie toe op kinderarbeid en respecteert de gezondheid, veiligheid, geest en ontwikkeling van iedere werknemer en in het bijzonder van jonge werknemers.

3.4 Gedwongen of verplichte arbeid

Montea tolereert geen dwangarbeid, met inbegrip van schuldarbeid, of verplicht arbeid, d.w.z. werk of diensten die worden verricht onder bedreiging met sancties of op niet-vrijwillige basis, noch van enige vorm van borg, bewaargeving van identiteitsdocumenten, mensenhandel of niet-vrijwillige arbeid die een schending inhoudt van de fundamentele mensenrechten.

Werknemers moeten vrij zijn om hun werkgever te verlaten met inachtneming van een redelijke opzegtermijn.

• Je laat op geen enkele wijze gedwongen of verplicht arbeid toe .

3.5 Vrijheid van vereniging

Montea erkent en eerbiedigt het recht van de werknemers op vrijheid van vereniging, om op democratische wijze vakbonden op te richten, zich daarbij aan te sluiten naar keuze en collectief te onderhandelen. De werknemersvertegenwoordigers zullen niet gediscrimineerd worden en zullen toegang hebben tot de werkvloer om hun taken uit te voeren.

Waar het recht op vrijheid van vereniging en/of collectieve onderhandelingen bij wet beperkt is, zal Montea naar haar best vermogen de ontwikkeling van alternatieve vormen van onafhankelijke en vrije werknemersvertegenwoordiging en onderhandelingen vergemakkelijken.

• Ieder heeft de vrije mogelijkheid om zich te verenigen en/of zich aan te sluiten bij een vereniging naar keuze.

3.6 Milieu

Alvorens een gebouw wordt aangekocht, onderzoekt Montea zeer grondig alle afwijkingen en milieurisico's. Om elk vervuilingsrisico te vermijden, laat Montea eveneens een onderzoek uitvoeren naar de kwaliteit van de bodem, van de ondergrond en van het grondwater voor gebouwen waar risicovolle activiteiten worden of werden ontplooid. In geval van aangetoonde verontreiniging, stelt Montea alles in het werk om de potentieel

hiermee samenhangende risico's te beheren als een goede huisvader. Bovendien controleert Montea op periodieke tijdstippen haar installaties, die mogelijkerwijze een risico inhouden voor de bodem.

• In de mate van het mogelijke beperk je schadelijke uitstoot voor milieu die impact hebben op lucht, water en bodem.

3.7 Privacy

Montea hecht belang aan het respecteren van het grondwettelijk gewaarborgd recht op privacy.

In het kader van de samenwerking met eenieder op wie deze code van toepassing is, verwerkt Montea persoonsgegevens, zowel van werknemers (identiteit, gezinssituatie, burgerlijke staat, geboortedatum, woonplaats, rijksregisternummer, intern identificatienummer, beoordelingsgegevens…) als zelfstandige medewerkers (naam, adres, …), als (potentiële) medewerkers (naam, adres, opleiding, …) of (potentiële) klanten. Deze verwerking gebeurt voor doeleinden die verband houden met de samenwerking met de respectievelijke personen.

Montea verwerkt de verzamelde informatie in het kader van de samenwerking (personeelsbeheer, loonverwerking, om aan zijn wettelijke verplichtingen te voldoen, hoofdzakelijk inzake belastingen en sociale zekerheid) of de potentiële samenwerking.

De verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens is Montea.

De persoonsgegevens kunnen, op instructie van Montea, eveneens worden verwerkt door onderaannemers (bv. sociaal secretariaat of leveranciers voor gegevensopslag). Ze kunnen eveneens worden overgedragen aan derden met het oog op het beheer van betalingen (banken), van bepaalde verzekeringen (verzekeringsmaatschappijen), aan publieke instellingen (fiscale administratie, sociale zekerheidsinstellingen) of andere derden.

In het kader van de samenwerking binnen de groep, kan Montea eveneens persoonsgegevens overdragen aan andere vennootschappen van de groep, bijvoorbeeld in het kader van het beheer van interne mobiliteit of met het oog op de uitvoering van een gecoördineerd personeelsbeleid op het niveau van de groep.

Eenieder beschikt steeds over een recht op toegang en rechtzetting van zijn persoonsgegevens en kan zich daartoe richten tot de HR verantwoordelijke.

• Je respecteert de privacy van eenieder, net zoals Montea jouw privacy respecteert en hiertoe de nodige maatregelen neemt.

3.8 Maatschappelijke ontwikkeling

Montea heeft haar medewerkers steeds gestimuleerd om naast het werk ook actief betrokken te zijn in maatschappelijk relevante initiatieven. Montea gelooft dat deelname aan dergelijke initiatieven de geest van haar medewerkers verder doet openbloeien en geestelijk welzijn bevordert. Die initiatieven worden door de organisatie dan ook vaak ondersteund.

Montea verbindt zich er toe in de toekomst organisaties en/of initiatieven die zich inzetten voor de maatschappelijke ontwikkeling of bewustwording en waarin zij gelooft, verder te ondersteunen op allerlei manieren.

Naast ondersteuning voor de algemene maatschappelijke ontwikkeling, gelooft Montea sterk in het feit dat Monteaneers samen met hun familie de hoekstenen vormen van haar bedrijf. Daarom organiseert Montea op regelmatige basis events waarbij het gezin centraal staat. Bovendien hecht Montea er veel belang aan om de verbondenheid onder de collega's steeds te blijven stimuleren. Hiervoor worden op regelmatige tijdstippen team buildings georganiseerd. Een goede bedrijfscultuur waarbij medewerkers zich gesteund voelen en zichzelf zowel fysiek als mentaal verder kunnen ontwikkelen, zorgt immers ook voor een positief resultaat voor de vennootschap.

Montea wil haar ruime expertise met zoveel mogelijk partners delen en organiseert daarom regelmatig zelf interessante seminaries en inspiratiedagen, al dan niet in samenwerking met partners. Daarnaast is Montea regelmatig gastspreker op seminaries die specifiek voor de vastgoedsector worden georganiseerd.

Verschillende medewerkers van Montea stellen daarnaast ook hun kennis en ervaring ter beschikking aan academische opleidingen, professionele vormingen en sectorseminaries. Montea nodigt ook regelmatig zelf gastsprekers uit om haar medewerkers te inspireren.

• Je ondersteunt de maatschappelijke ontwikkeling van jouw omgeving, je werknemers, je collega's en hun familie.

3.9 Gezondheid en veiligheid van de maatschappij

De gebouwen van Montea vertegenwoordigen langetermijninvesteringen. Bij nieuwe projecten wordt er daarom altijd rekening gehouden met onder andere volgende aspecten:

• circulariteit en levenscyclus
• energieverbruik
• broeikasgasemissies
• welzijn van de klanten
• geen gebruik van schadelijke materialen en stoffen
• flexibel ontwerp

Er wordt gestreefd naar een lange levensduur van de gebouwen. Daarom zal Montea haar materiaalkeuzes ook continu herevalueren en op zoek gaan naar innovatieve en circulaire materialen die lang meegaan en/of toelaten om eenvoudig hersteld, ontmanteld, hergebruikt, of gerecycleerd te worden.

Alle richtlijnen werden gebundeld in een bouwhandleiding en omvatten ook de manier van samenwerken met leveranciers. Zo wordt aan de leveranciers gevraagd om alle afval op de werf te verwerken en/of om het constructiemateriaal via water te vervoeren indien dat een optie is.

• Bij de ontwikkeling van projecten houd je maximaal rekening met de circulariteit en levenscyclus, energieverbruik, broeikasgasemissies, welzijn van de klanten, geen gebruik van schadelijke materialen en stoffen en een flexibel ontwerp.
  3.10 Gezondheid en veiligheid van huurders/klanten

Montea heeft een "Tenant engagement program" opgezet waarbij Montea tot doel heeft haar klanten te

helpen om minder broeikasgasemissies uit te stoten en de energiekosten te verlagen.

Daarnaast heeft Montea een standaarduitrusting bij nieuwbouwprojecten dat regelmatig geëvalueerd wordt en waarbij de gezondheid en veiligheid van de huurders hoog in het vaandel wordt gedragen.

• De gezondheid en veiligheid van de huurder/klant en haar werknemers wordt opgevolgd binnen het Tenant engagement programma.

3.11 Tevredenheid van huurders/klanten

Montea engageert zich om haar huurders regelmatig te consulteren en te betrekken bij beslissingsprocessen. Zij wenst met haar huurders een partnership op lange termijn te creëren en staat daarom ook continu ter beschikking voor hun via platform, mail, telefoon, meeting,… Om een zo dicht mogelijke band te hebben met haar huurders heeft elke site een eigen Montea facility manager die het directe contact is van de betreffende huurder. Daarnaast stelt Montea een online platform "My Montea" ter beschikking aan al haar klanten.

• De tevredenheid van de huurder/klant wordt op regelmatige getoetst en opgevolgd om een lange termijn partnership aan te gaan.

3.12 Betrokkenheid van werknemers

Montea waardeert de inzichten en meningen van haar medewerkers en engageert zich dan ook om hun regelmatig te consulteren en te betrekken bij beslissingsprocessen. Zij doet dit op de volgende wijze:

• • Wekelijkse management check-ins
  • Maandelijkse teamlunch en/of teammomenten
  • Kwartaalupdate strategie en projecten
  • Jaarlijkse evaluatiegesprekken
  • Jaarlijks tevredenheidsonderzoek
  • Min. één teambuilding per jaar
  • Continu opleidingen voorzien
• Je luistert en waardeert de inzichten en meningen van je collega's.
  3.13 Gezondheid en welzijn van werknemers

Montea leeft alle wettelijke regels inzake gezondheid en welzijn van werknemers na.

1. Gezondheid en veiligheid

Montea doet er alles aan om de gezondheid - zowel fysiek als mentaal - van haar medewerkers te verbeteren. Daarom werd het FIT@Montea programma gelanceerd. De medewerkers beschikken ook altijd over vers fruit.

Een bedrijfsfiets staat ter beschikking van de medewerkers.

Op regelmatige tijdstippen worden teambuildings georganiseerd en minstens een keer per maand wordt er samen gegeten. De medewerkers worden ook gestimuleerd om samen aan sportwedstrijden (bv. Immorun, Roparun) deel te nemen.

Montea werkt met flexibele uren en zet in op telewerken om tegemoet te komen aan de wensen van de medewerkers.

b) Persoonlijke ontwikkeling

Zonder de dagelijkse inzet en kennis van haar management en medewerkers zou Montea nooit haar ambitieuze doelstellingen kunnen bereiken. De kennis van de medewerkers continu versterken en uitbreiden is dan ook een grote prioriteit voor Montea.

Al de medewerkers krijgen daarom toegang tot opleidingen.

Iedere persoon in een leidinggevende functie binnen Montea voorziet één uur per medewerker (die aan hem/haar rapporteert) per week om bij te praten en het werk te evalueren. Daarnaast wordt er jaarlijks ook een feedbackmoment met alle medewerkers ingepland.

Minstens jaarlijks wordt een tevredenheidsonderzoek bij de medewerkers gedaan. Iedere leidinggevende bespreekt de resultaten van dat onderzoek met zijn/haar team en werkt, indien nodig, de nodige stappen uit om de tevredenheid verder op te krikken.

Managers en werknemers ondersteunen het succes van Montea door hun professionele expertise, hun ervaring, hun sociale vaardigheden en hun engagement. Daarom is de continue ontwikkeling van de werknemers een van onze topprioriteiten. We passen verschillende maatregelen uit ons personeelsbeleid toe zodat onze werknemers in staat zijn om de strategie van ons bedrijf te ondersteunen en zodat ze de