Bpost : Notulen van de Gewone algemene vergadering van aandeelhouders

bpost

Naamloze vennootschap van publiek recht

Muntcentrum, 1000 Brussel

Ondernemingsnummer 0214.596.464

(RPR Brussel)

("bpost NV" of de "Vennootschap")

NOTULEN VAN DE GEWONE ALGEMENE VERGADERING VAN AANDEELHOUDERS GEHOUDEN OP WOENSDAG 12 MEI 2021 OM 10 UUR TE A. REYERSLAAN 80, 1030 BRUSSEL (BLUEPOINT BRUSSELS CONFERENCE & BUSINESS CENTRE)

00. OPENING VAN DE VERGADERING - SAMENSTELLING VAN HET BUREAU

De gewone algemene vergadering van aandeelhouders (de "Vergadering") is geopend om 10 uur onder het voorzitterschap van de heer Ray Stewart, voorzitter van de Raad van Bestuur.

De heer François Soenen is aangesteld als secretaris van de Vergadering. Geen stemopnemer is aangeduid aangezien een elektronisch stemsysteem zal worden gebruikt dat wordt verzorgd door Lumi.

De voorzitter en de secretaris vormen het bureau van de Vergadering.

01. AGENDA

1. Jaarverslag van de Raad van Bestuur over het boekjaar afgesloten op 31 december 2020. Dit agendapunt vereist geen besluit van de Algemene Vergadering van aandeelhouders.
2. Verslag van het College van Commissarissen over het boekjaar afgesloten op 31 december 2020. Dit agendapunt vereist geen besluit van de Algemene Vergadering van aandeelhouders.
3. Voorstelling van de geconsolideerde jaarrekening van bpost Groep per 31 december 2020, het jaarverslag van de Raad van Bestuur en het verslag van het College van Commissarissen over deze jaarrekening.
   Dit agendapunt vereist geen besluit van de Algemene Vergadering van aandeelhouders.
4. Goedkeuring van de jaarrekening van bpost NV per 31 december 2020, met inbegrip van de bestemming van het resultaat.
   Voorstel tot besluit: de Algemene Vergadering van aandeelhouders besluit om de jaarrekening van bpost NV met betrekking tot het boekjaar afgesloten op 31 december 2020 goed te keuren, met inbegrip van de bestemming van het daarin uitgedrukte resultaat.

1. Goedkeuring van het remuneratieverslag over het boekjaar afgesloten op 31 december 2020. Voorstel tot besluit:de Algemene Vergadering van aandeelhouders besluit om het remuneratieverslag over het boekjaar afgesloten op 31 december 2020 goed te keuren.
2. Kwijting aan de bestuurders.
   Voorstel tot besluit: de Algemene Vergadering van aandeelhouders besluit om kwijting te verlenen aan de bestuurders voor de uitoefening van hun mandaat tijdens het boekjaar afgesloten op 31 december 2020.
3. Kwijting aan de commissarissen.
   Voorstel tot besluit:de Algemene Vergadering van aandeelhouders besluit om kwijting te verlenen aan de commissarissen voor de uitoefening van hun mandaat tijdens het boekjaar afgesloten op 31 december 2020.
4. Bestuurders - Ontslagen en Benoemingen.
   De heer Jos Donvil en mevrouw Bernadette Lambrechts werden benoemd op voorstel van de Belgische Staat overeenkomstig zijn voordrachtrecht op grond van artikel 14, §2 van de Statuten. Op deze Algemene Vergadering van aandeelhouders loopt hun mandaat af.
   Ingevolge de beslissing van de Raad van Bestuur van 14 maart 2021, zal aan deze Algemene Vergadering van aandeelhouders de beëindiging van het bestuurdersmandaat van de heer Jean- Paul Avermaet worden voorgesteld.
   Bovendien heeft op 5 mei 2021 mevrouw Anne Dumont ontslag genomen als bestuurder met ingang van deze Algemene Vergadering van aandeelhouders.
   In overeenstemming met zijn voordrachtrecht op grond van artikel 14, §2 van de Statuten, stelt de Belgische Staat voor om het mandaat van de heer Jos Donvil als bestuurder te hernieuwen voor een termijn van vier jaar en om de heer Mohssin El Ghabri en mevrouw Audrey Hanard als bestuurders te benoemen voor een termijn van vier jaar.
   De Belgische Staat kan verder nog zijn voordrachtrecht op grond van artikel 14, §2 van de Statuten uitoefenen met het oog op de vervanging van de heer Jean-Paul Van Avermaet, alsook van elk ander mandaat van niet-uitvoerende bestuurder die open zou vallen. De identiteit van de kandidaat/kandidaten voorgedragen door de Belgische Staat zal vóór de Algemene Vergadering
   worden bekendgemaakt op de website van bpost (https://corporate.bpost.be/investors/shareholders-meetings/2021). De Algemene Vergadering van aandeelhouders zal beraadslagen en beslissen over de benoeming van de kandidaat/kandidaten voorgesteld door de Belgische Staat.
   Op deze Algemene Vergadering van aandeelhouders verstrijkt het mandaat van mevrouw Filomena Teixeira en mevrouw Saskia Van Uffelen. Bovendien heeft de heer François Cornelis ontslag genomen als onafhankelijke bestuurder met ingang van 31 maart 2021.
   Op voordracht van het Bezoldigings- en Benoemingscomité, stelt de Raad van Bestuur unaniem voor om de heer Jules Noten, mevrouw Sonja Rottiers, de heer Lionel Desclée en mevrouw Sonja Willems als onafhankelijke bestuurders te benoemen voor een termijn van vier jaar. Uit de voor de Vennootschap beschikbare informatie blijkt dat de kandidaten als onafhankelijke bestuurders kwalificeren volgens het algemene criterium van onafhankelijkheid voorzien in artikel 7:87 van het Belgische Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen en de specifieke onafhankelijkheidscriteria voorzien in artikel 3.5 van de Corporate Governance Code.

2

De Raad van Bestuur stelt, op aanbeveling van het Bezoldigings- en Benoemingscomité, voor om de voorstellen tot besluit aan te nemen.

Het curriculum vitae en, indien van toepassing, andere informatie over de bestuurders zijn beschikbaar op de website van bpost: https://corporate.bpost.be/investors/shareholders- meetings/2021.

De Raad van Bestuur stelt voor om het mandaat van de bestuurders te vergoeden overeenkomstig het besluit van de Algemene Vergadering van aandeelhouders van 25 april 2000, waarvan de principes weerspiegeld worden in het bezoldigingsbeleid dat aan deze Algemene Vergadering van aandeelhouders ter goedkeuring wordt voorgelegd.

Voorstellen tot besluiten:

1. De Algemene Vergadering van aandeelhouders beëindigt het mandaat van de heer Jean-Paul Van Avermaet als bestuurder met onmiddellijke ingang.
2. De Algemene Vergadering van aandeelhouders hernieuwt het mandaat van de heer Jos Donvil als bestuurder voor een termijn van vier jaar, tot en met het einde van de Gewone Algemene Vergadering te houden in 2025. De Algemene Vergadering van aandeelhouders besluit dat dit mandaat zal worden bezoldigd overeenkomstig het besluit van de Algemene Vergadering van aandeelhouders van 25 april 2000.
3. De Algemene Vergadering van aandeelhouders benoemt de heer Mohssin El Ghabri als bestuurder voor een termijn van vier jaar, tot en met het einde van de Gewone Algemene Vergadering te houden in 2025. De Algemene Vergadering van aandeelhouders besluit dat dit mandaat zal worden bezoldigd overeenkomstig het besluit van de Algemene Vergadering van aandeelhouders van 25 april 2000.
4. De Algemene Vergadering van aandeelhouders benoemt mevrouw Audrey Hanard als bestuurder voor een termijn van vier jaar, tot en met het einde van de Gewone Algemene Vergadering te houden in 2025. De Algemene Vergadering van aandeelhouders besluit dat dit mandaat zal worden bezoldigd overeenkomstig het besluit van de Algemene Vergadering van aandeelhouders van 25 april 2000.
5. De Algemene Vergadering van aandeelhouders benoemt de bijkomende kandidaat/kandidaten voorgesteld door de Belgische Staat krachtens zijn voordrachtrecht voorzien op grond van artikel 14, §2 van de Statuten als bestuurder voor een termijn van vier jaar, tot en met het einde van de Gewone Algemene Vergadering te houden in 2025. De Algemene Vergadering van aandeelhouders besluit dat dit mandaat/deze mandaten zal/zullen worden bezoldigd overeenkomstig het besluit van de Algemene Vergadering van aandeelhouders van 25 april 2000.
6. De Algemene Vergadering van aandeelhouders benoemt de heer Jules Noten tot bestuurder voor een termijn van vier jaar, tot en met het einde van de Gewone Algemene Vergadering te houden in 2025. De Algemene Vergadering van aandeelhouders erkent dat, op basis van de voor de Vennootschap beschikbare informatie, de kandidaat kwalificeert als onafhankelijke bestuurder volgens het algemene criterium van onafhankelijkheid voorzien in artikel 7:87 van het Belgische Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen en de specifieke onafhankelijkheidscriteria voorzien in artikel 3.5 van de Corporate Governance Code en benoemt hem als onafhankelijke bestuurder. De Algemene Vergadering van aandeelhouders besluit dat dit mandaat zal worden bezoldigd overeenkomstig het besluit van de Algemene Vergadering van aandeelhouders van 25 april 2000.

3

1. De Algemene Vergadering van aandeelhouders benoemt mevrouw Sonja Rottiers tot bestuurder voor een termijn van vier jaar, tot en met het einde van de Gewone Algemene Vergadering te houden in 2025. De Algemene Vergadering van aandeelhouders erkent dat, op basis van de voor de Vennootschap beschikbare informatie, de kandidaat kwalificeert als onafhankelijke bestuurder volgens het algemene criterium van onafhankelijkheid voorzien in artikel 7:87 van het Belgische Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen en de specifieke onafhankelijkheidscriteria voorzien in artikel 3.5 van de Corporate Governance Code en benoemt haar als onafhankelijke bestuurder. De Algemene Vergadering van aandeelhouders besluit dat dit mandaat zal worden bezoldigd overeenkomstig het besluit van de Algemene Vergadering van aandeelhouders van 25 april 2000.
2. De Algemene Vergadering van aandeelhouders benoemt de heer Lionel Desclée tot bestuurder voor een termijn van vier jaar, tot en met het einde van de Gewone Algemene Vergadering te houden in 2025. De Algemene Vergadering van aandeelhouders erkent dat, op basis van de voor de Vennootschap beschikbare informatie, de kandidaat kwalificeert als onafhankelijke bestuurder volgens het algemene criterium van onafhankelijkheid voorzien in artikel 7:87 van het Belgische Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen en de specifieke onafhankelijkheidscriteria voorzien in artikel 3.5 van de Corporate Governance Code en benoemt hem als onafhankelijke bestuurder. De Algemene Vergadering van aandeelhouders besluit dat dit mandaat zal worden bezoldigd overeenkomstig het besluit van de Algemene Vergadering van aandeelhouders van 25 april 2000.
3. De Algemene Vergadering van aandeelhouders benoemt mevrouw Sonja Willems tot bestuurder voor een termijn van vier jaar, tot en met het einde van de Gewone Algemene Vergadering te houden in 2025. De Algemene Vergadering van aandeelhouders erkent dat, op basis van de voor de Vennootschap beschikbare informatie, de kandidaat kwalificeert als onafhankelijke bestuurder volgens het algemene criterium van onafhankelijkheid voorzien in artikel 7:87 van het Belgische Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen en de specifieke onafhankelijkheidscriteria voorzien in artikel 3.5 van de Corporate Governance Code en benoemt haar als onafhankelijke bestuurder. De Algemene Vergadering van aandeelhouders besluit dat dit mandaat zal worden bezoldigd overeenkomstig het besluit van de Algemene Vergadering van aandeelhouders van 25 april 2000.

9. Goedkeuring van het bezoldigingsbeleid van bpost.

In overeenstemming met artikel 7:89/1 van het Belgische Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen en op aanbeveling van het Bezoldigings- en Benoemingscomité, heeft de Raad van Bestuur een bezoldigingsbeleid opgesteld, beschikbaar met een toelichting op de website van bpost: https://corporate.bpost.be/investors/shareholders-meetings/2021.De Raad van Bestuur legt dit bezoldigingsbeleid ter goedkeuring voor aan deze Algemene Vergadering van aandeelhouders.

Indien het bezoldigingsbeleid niet wordt goedgekeurd door de Algemene Vergadering van aandeelhouders, blijft het bezoldigingsbeleid goedgekeurd door de Algemene Vergadering van aandeelhouders van 25 april 2000 en, meer in het algemeen, de huidige bezoldigingspraktijken van toepassing tot op de volgende algemene vergadering waarop de Raad van Bestuur een nieuw bezoldigingsbeleid ter goedkeuring voorlegt aan de aandeelhouders.

4

Voorstel tot besluit: de Algemene Vergadering van aandeelhouders beslist om het bezoldigingsbeleid goed te keuren zoals opgesteld door de Raad van Bestuur op aanbeveling van het Bezoldigings- en Benoemingscomité. Het bezoldigingsbeleid, evenals het resultaat van de stemming van deze Algemene Vergadering van aandeelhouders over het bezoldigingsbeleid, zullen beschikbaar zijn op de website van bpost tijdens de gehele periode waarin het bezoldigingsbeleid van toepassing is: https://corporate.bpost.be/investors/shareholders- meetings/2021.

1. Hernieuwing van het mandaat van de Commissarissen.
   Het mandaat van EY Bedrijfsrevisoren - Réviseurs d'Entreprises en PVMD Bedrijfsrevisoren - Réviseurs d'Entreprises loopt af op deze Algemene Vergadering van aandeelhouders.
   Voorstel tot besluit: de Algemene Vergadering van aandeelhouders hernieuwt het mandaat van
   (i) EY Bedrijfsrevisoren - Réviseurs d'Entreprises SRL/BV (0446.334.711), met zetel te De Kleetlaan 2, 1831 Diegem, en (ii) PVMD Bedrijfsrevisoren - Bedrijfsrevisoren SC/CV (0471.089.804), met zetel te Avenue d'Argenteuil 51, 1410 Waterloo, als Commissarissen voor een hernieuwbare termijn van drie jaar die zal eindigen na de Gewone Algemene Vergadering te houden in 2024.
   EY Bedrijfsrevisoren - Auditors SRL/BV heeft Han Wevers (lid van het Instituut van de Bedrijfsrevisoren) als vaste vertegenwoordiger aangeduid.
   PVMD Bedrijfsrevisoren - Bedrijfsrevisoren SC/CV heeft Alain Chaerels (lid van het Instituut van de Bedrijfsrevisoren) als vaste vertegenwoordiger aangeduid.
   De Algemene Vergadering van aandeelhouders besluit om de totale vergoeding van de twee Commissarissen op 322.917,00 EUR per jaar vast te stellen, onder voorbehoud van jaarlijkse indexatie.
2. Volmacht.
   Voorstel tot besluit: de Algemene Vergadering van aandeelhouders besluit om een bijzondere volmacht toe te kennen aan de heer François Soenen, mevrouw Hélène Mespouille en mevrouw Pauline Orban om, elk individueel handelend en met recht van indeplaatsstelling, bpost NV te vertegenwoordigen met het oog op de vereiste neerleggings- en bekendmakingsformaliteiten voortvloeiend uit bovenvermelde besluiten. Elk van de gevolmachtigden is in dit opzicht gemachtigd om alle acties te ondernemen die nodig of nuttig zijn om aan de formaliteiten in verband met de hogervermelde neerleggingsvereiste en de daaruit vloeiende bekendmaking te voldoen.

02. OPROEPINGEN

Overeenkomstig artikel 7:128 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen en artikel 29 van de statuten werden de oproepingen en de agenda tijdig meegedeeld en gepubliceerd.

Deze oproepingen gebeurden door middel van aankondigingen die op 9 april 2021 verschenen in:

• het Belgisch Staatsblad;
• La Libre Belgique; en
• De Standaard.

Er werd een persbericht naar Belga verstuurd. Dit werd eveneens gepubliceerd op de website van de Vennootschap en verspreid in de markt via Euronext en Euroclear.

Deze oproepingen werden op 9 april 2021 eveneens bij gewone brief meegedeeld aan de aandeelhouders op naam (tezamen met de verslagen en jaarrekeningen die in de agenda van de Vergadering worden vermeld) en de commissarissen. De bestuurders hebben verzaakt aan de oproepingsformaliteiten.

5