Accentis : 19/04/2022 Oproeping gewone algemene vergadering

ACCENTIS NAAMLOZE VENNOOTSCHAP

GENOTEERDE VENNOOTSCHAP IN DE ZIN VAN ARTIKEL 1:11 WVV met zetel te Noorderlaan 139, 2030 Antwerpen RPR Antwerpen, afdeling Antwerpen, 0454.201.411

(de Vennootschap)

OPROEPING

Gewone Algemene Vergadering te houden op 24 mei 2022 om 11u00.

De raad van bestuur van Accentis NV nodigt zijn aandeelhouders uit om op dinsdag 24 mei 2022 om 11:00 uur (Belgische tijd) de Gewone Algemene Vergadering bij te wonen. Deze vergadering zal plaatsvinden op de zetel van de Vennootschap te Noorderlaan 139, 2030 Antwerpen of op een andere plaats die daar op dat moment zal worden bekendgemaakt telkens met de hierna bepaalde agenda, houdende voorstellen tot besluit.

Er is geen quorum vereist voor de beraadslaging en stemming over de verschillende punten van de agenda van de gewone algemene vergadering.

Elk van de voorgestelde besluiten onder de respectieve punten van de agenda zal zijn aangenomen indien het wordt goedgekeurd met een gewone meerderheid van de geldig uitgebrachte stemmen.

1. AGENDA EN VOORSTELLEN VAN BESLUITEN

De agenda en voorstellen van besluit van de algemene vergadering die, in voorkomend geval, tijdens de vergadering namens de raad van bestuur kunnen gewijzigd worden, luiden als volgt:

1. Kennisname en bespreking van het jaarverslag van de raad van bestuur en het verslag van de commissaris over de enkelvoudige jaarrekening voor het boekjaar afgesloten op 31 december 2021.

2. Goedkeuring van de enkelvoudige jaarrekening van de vennootschap voor het boekjaar afgesloten op 31 december 2021, en van de voorgestelde bestemming van het resultaat.

Voorstel van besluit

De vergadering keurt de enkelvoudige jaarrekening voor het boekjaar afgesloten op 31 december 2021 goed, alsook de bestemming van het resultaat zoals voorgesteld door de raad van bestuur in het jaarverslag.

3. Kennisname en bespreking van het jaarverslag van de raad van bestuur en het verslag van de commissaris over de geconsolideerde jaarrekening voor het boekjaar afgesloten op 31 december

2021.

4. Kennisname van de geconsolideerde jaarrekening van de vennootschap voor het boekjaar afgesloten op 31 december 2021.

5. Kwijting aan de bestuurders van de vennootschap.

Voorstel van besluit

De vergadering verleent kwijting aan elk van de bestuurders die gedurende het afgelopen boekjaar in functie waren, voor de uitoefening van zijn of haar mandaat tijdens dat boekjaar.

6. Kwijting aan de commissaris van de vennootschap.

Voorstel van besluit

De vergadering verleent kwijting aan de commissaris die gedurende het afgelopen boekjaar in functie was, voor de uitoefening van zijn mandaat tijdens dat boekjaar.

7. Neerlegging, bespreking en goedkeuring van het remuneratieverslag, opgenomen in het jaarverslag van de raad van bestuur voor het boekjaar afgesloten op 31 december 2021.

Voorstel van besluit

De vergadering keurt het remuneratieverslag voor het boekjaar afgesloten op 31 december 2021 goed.

8. Benoeming onafhankelijk bestuurder Axelle Vanthournout.

Voorstel van besluit

De vergadering keurt de benoeming van mevrouw Axelle Vanthournout als onafhankelijk bestuurder voor een duur van 6 jaar eindigend na de gewone algemene vergadering die gehouden zal worden in mei 2028 goed. De onafhankelijke bestuurder beantwoordt aan de criteria van onafhankelijkheid bepaald door artikel 7:87 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen zoals nader bepaald door de Belgische Corporate Governance Code 2020.

Met ingang van 24 mei 2022 wordt een bezoldiging toegekend van 12.500 euro op jaarbasis, welke vergoeding voor de jaren die aflopen op 31 december 2022 en 31 december 2028 pro rata temporis van de uitoefening van het mandaat wordt toegekend.

2. REGISTRATIE EN DEELNAME AAN DE VERGADERING

De aandeelhouders die deze algemene vergadering wensen bij te wonen, dienen de instructies te volgen die hieronder worden weergegeven.

Registratie

Op basis van de met toepassing van de hieronder beschreven registratieprocedure overlegde bewijzen moet de Vennootschap kunnen vaststellen dat de aandeelhouder op dinsdag 10 mei 2022 om 24:00 uur (Belgische tijd) (de Registratiedatum) in het bezit was van het aantal aandelen waarmee de aandeelhouder voornemens is aan de gewone algemene vergadering deel te nemen.

De registratieprocedure verloopt als volgt: a) Voor de houders van aandelen op naam:

Deze aandeelhouders bewijzen hun aandeelhouderschap van de Vennootschap op Registratiedatum door de inschrijving van de aandelen op naam van de aandeelhouder in het register van de aandelen op naam van de Vennootschap.

b) Voor de houders van gedematerialiseerde aandelen:

De aandeelhouders bewijzen hun aandeelhouderschap van de Vennootschap op Registratiedatum door de voorlegging van het bewijs van de inschrijving op hun naam in de rekeningen van een erkend rekeninghouder of een vereffeningsinstelling (Bankagentschap) van het aantal aandelen waarmee zij voornemens zijn aan de buitengewone algemene vergadering deel te nemen. Hiertoe geven zij instructie aan hun Bankagentschap om een attest op te maken waaruit het voorgaande blijkt.

Deelname

De aandeelhouders die voornemens zijn aan de gewone algemene vergadering deel te nemen, moeten hun voornemen om dat te doen uiterlijk op woensdag 18 mei 2022 om 24:00 uur (Belgische tijd) meedelen. Deze mededeling moet als volgt gebeuren: a) Voor de houders van aandelen op naam:

De houders van aandelen op naam melden schriftelijk aan de Vennootschap het aantal aandelen waarmee zij aan de gewone algemene vergadering wensen deel te nemen. Deze kennisgeving moet de vennootschap bereiken per post op het adres te Noorderlaan 139 (level 3), 2030 Antwerpen (ter attentie van Evelien DEVLIEGER (CFO)) of - bij absolute voorkeur - per e-mail [e-mail].

b) Voor de houders van gedematerialiseerde aandelen:

De houders van gedematerialiseerde aandelen moeten in voormelde mededeling tevens het attest opnemen afgeleverd door hun Bankagentschap waaruit blijkt met hoeveel gedematerialiseerde aandelendie op naam van de aandeelhouder op zijn rekeningen zijn ingeschreven op de Registratiedatum, de aandeelhouder wenst deel te nemen.

Enkel personen die op Registratiedatum aandeelhouder van de Vennootschap zijn en die tijdig hebben bevestigd te willen deelnemen aan de gewone algemene vergadering, hebben het recht om aan de gewone algemene vergadering deel te nemen en er te stemmen.

3. STEMMEN BIJ VOLMACHT

Indien een aandeelhouder zich wenst te laten vertegenwoordigen op de gewone algemene vergadering, dient de aandeelhouder hiervoor gebruik te maken van het door de Vennootschap opgestelde volmachtformulier. De aanwijzing van een volmachthouder gebeurt schriftelijk en moet ondertekend worden door de aandeelhouder. Volmachtformulieren kunnen verkregen worden op de zetel van de Vennootschap of op de website van de Vennootschap (www.accentis.com). De ondertekende volmachten moeten de Vennootschap bereiken uiterlijk op woensdag 18 mei 2022 om 24:00 uur (Belgische tijd) per post op het adres te Noorderlaan 139 (level 3), 2030 Antwerpen (ter attentie van Evelien DEVLIEGER (CFO)) of - bij absolute voorkeur - per e-mail [e-mail]. De originele volmachten moeten ten laatste vóór de start van de gewone algemene vergadering worden bezorgd aan de Vennootschap.

Aandeelhouders die zich wensen te laten vertegenwoordigen, moeten zich in ieder geval schikken naar de registratie- en deelnameprocedure zoals hierboven beschreven onder Afdeling 2.

4. AGENDERINGSRECHT

Overeenkomstig de wettelijke bepalingen hebben één of meer aandeelhouders die samen minstens 3% van het kapitaal van de Vennootschap bezitten het recht om nieuwe onderwerpen op de agenda van de gewone algemene vergadering te laten plaatsen en voorstellen van besluit in te dienen met betrekking tot op de agenda bestaande of nieuwe onderwerpen.

Aandeelhouders die dit recht wensen uit te oefenen, moeten bewijzen dat zij (gezamenlijk) effectief minstens 3% van het kapitaal van de Vennootschap bezitten op de datum waarop zij hun verzoek indienen, hetzij op grond van de inschrijving van de desbetreffende aandelen in het register van de aandelen op naam van de Vennootschap, hetzij aan de hand van een door het Bankagentschap van de aandeelhouder(s) opgesteld attest waaruit blijkt dat het desbetreffende aantal aandelen op hun naam op rekening is ingeschreven.

De tekst met betrekking tot de voorstellen tot plaatsing van nieuwe onderwerpen op de agenda en/of tot indiening van nieuwe voorstellen van besluit dient de Vennootschap schriftelijk en uiterlijk op maandag 2 mei 2022 om 24:00 uur (Belgische tijd) te bereiken per post op het adres te Noorderlaan 139 (level 3), 2030 Antwerpen (ter attentie van Evelien DEVLIEGER (CFO)) of - bij absolute voorkeur - per e-mail [e-mail]. Aandeelhouders moeten een post- of e-mailadres vermelden waarnaar de Vennootschap het bewijs van ontvangst van deze verzoeken kan sturen. De Vennootschap bevestigt de ontvangst binnen een termijn van 48 uur na ontvangst.

Indien er binnen de hierboven vermelde termijn geldige voorstellen tot plaatsing van nieuwe onderwerpen op de agenda en/of tot indiening van nieuwe voorstellen van besluit worden ingediend, zal de Vennootschap uiterlijk op maandag 9 mei 2022 een aangepaste agenda bekendmaken. In voorkomend geval zal de Vennootschap ook aan de aandeelhouders een nieuw volmachtformulier ter beschikking stellen dat de nieuwe onderwerpen en/of voorstellen van besluit bevat.

De nieuwe onderwerpen en/of de nieuwe voorstellen van besluit die met toepassing van huidige Afdeling 4 op de agenda zijn geplaatst, worden slechts besproken op de gewone algemene vergadering indien het hierboven vermeld aandeel van het kapitaal nog steeds geregistreerd is op de Registratiedatum zoals hierboven beschreven onder Afdeling 2 en de Vennootschap hiervan het bewijs wordt voorgelegd.

5. VRAAGRECHT

Elke aandeelhouder heeft het recht om vragen te stellen aan de bestuurders en de commissaris met betrekking tot punten op de agenda van een algemene aandeelhoudersvergadering.

Schriftelijke vragen aan de bestuurders moeten de Vennootschap uiterlijk op woensdag 18 mei 2022 om 24:00 uur (Belgische tijd) bereiken per post op het adres te Noorderlaan 139 (level 3), 2030 Antwerpen (ter attentie van Evelien DEVLIEGER (CFO)) of - bij absolute voorkeur - per e-mail [e-mail]. Indien de aandeelhouders voldoen aan de registratie- en deelnameprocedure zoals hierboven beschreven onder Afdeling 2, worden hun schriftelijke vragen tijdens de vergadering beantwoord.

6. BESCHIKBAARHEID VAN DOCUMENTEN

Alle stukken over de algemene vergadering die, krachtens de wet, ter beschikking moeten worden gesteld van de aandeelhouders, kunnen op de website van de Vennootschap (www.accentis.com) worden geraadpleegd. Aandeelhouders kunnen, op vertoon van het bewijs van hun titel, deze documenten op werkdagen en tijdens de normale kantooruren raadplegen op de zetel van de Vennootschap (Noorderlaan 139, 2030 Antwerpen) en/of er gratis een kopie van die documenten verkrijgen.

Antwerpen, 19 april 2022

De raad van bestuur