Conduent Incorporated : Klokkenluider Privacy Verklaring

‌Laatst bijgewerkt: Augustus 2025

Conduent Klokkenluider Privacy Verklaring

Deze Klokkenluider Privacykennisgeving ("Kennisgeving") is van toepassing op alle individuen (met uitzondering van Conduent werknemers of anderen die voor Conduent werken) zoals kandidaten voor een baan, verkopers en klantencontacten, gebruikers van onze website(s) en andere leden van het publiek die gebruik maken van onze Hotline (zie de Inleiding hieronder). Voor de doeleinden van deze Verklaring wordt deze groep collectief aangeduid als "leden van het publiek".

Inhoudsopgave

1. Inleiding

2. Persoonsgegevens die we verzamelen en verwerken in verband met klokkenluiden en onze hotline

3. Hoe we uw persoonsgegevens gebruiken (onze doeleinden) voor klokkenluiden en rechtsgrondslagen voor de verwerking ervan

4. Met wie we uw persoonlijke gegevens delen

5. Hoe we uw persoonlijke gegevens beveiligen

6. Internationale gegevensoverdracht

7. Bewaren van gegevens

8. Uw rechten op het gebied van gegevensbescherming

9. Updates van deze Privacykennisgeving

10. Contact met ons opnemen

Wij raden u aan deze Verklaring volledig te lezen zodat u volledig op de hoogte bent van de manier waarop wij uw persoonsgegevens verzamelen, verwerken, delen en beschermen. Als u echter alleen een bepaald gedeelte van deze Verklaring wilt lezen, kunt u op de desbetreffende link hierboven klikken om naar dat gedeelte te gaan.

1. ‌Inleiding

   In deze kennisgeving wordt uitgelegd hoe Conduent en zijn gelieerde ondernemingen (gezamenlijk "Conduent", "wij", "ons", "onze") uw persoonsgegevens kunnen verwerken wanneer u contact met ons opneemt als klokkenluider of een ander soort melding doet van vermoede schendingen van wetten, bedrijfsbeleid of andere overtredingen via de ethische hotline van Conduent (" Hotline ").

   Deze Verklaring is een aanvulling op onze Privacykennisgeving voor Kandidaten/Werving en Privacykennisgeving voor de Website. Voor meer informatie over de bronnen van je persoonlijke gegevens, hoe we je persoonlijke gegevens verwerken en je rechten op het gebied van gegevensbescherming, verwijzen we je naar de betreffende kennisgeving(en).

   Conduent biedt de hotline aan zodat personen ethische kwesties vertrouwelijk per e-mail of telefoon kunnen melden. Deze dienst wordt verleend door Star Compliance ("Star Compliance") namens Conduent en is beschikbaar voor alle leden van het publiek ("jij").

   Uw persoonlijke gegevens zullen echter vertrouwelijk worden behandeld en alleen openbaar worden gemaakt zoals uiteengezet in deze Verklaring of zoals anderszins vereist of toegestaan door toepasselijke wetgeving of gerechtelijk bevel. Als u niet anoniem rapporteert, naar eigen goeddunken of omdat anoniem rapporteren niet is toegestaan onder de toepasselijke wetgeving, dient u er rekening mee te houden dat we mogelijk verplicht zijn uw identiteit bekend te maken aan het onderwerp van uw rapport of zoals anderszins bepaald onder de toepasselijke wetgeving.

   Wij respecteren de privacyrechten van individuen en zetten ons in om op verantwoorde wijze en in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving om te gaan met persoonlijke informatie. Als u opmerkingen of vragen heeft over deze Verklaring, neem dan contact met ons op via de contactgegevens onder het kopje "Hoe kunt u contact met ons opnemen" hieronder.

   Terug naar boven

2. ‌Persoonsgegevens die we verzamelen en verwerken in verband met klokkenluiden en onze hotline

   Als u een melding doet via de hotline, tenzij deze anoniem is, kunnen wij persoonsgegevens over u verwerken zoals beschreven in de onderstaande tabel. Wij verwerken ook persoonsgegevens van andere personen wanneer u in uw melding personen noemt die relevant zijn voor de zaak die u meldt. U kunt bijvoorbeeld hun gedrag melden, of de persoon of personen kunnen getuige zijn geweest van een gebeurtenis die u meldt of er op een andere manier bij betrokken zijn.

   Na het melden van een kwestie kan verdere informatie over u, getuigen en/of andere personen die bij de melding betrokken zijn, worden verzameld en verwerkt om het incident te onderzoeken. Sommige van deze gegevens kunnen worden verzameld uit andere bronnen dan u, zoals getuigenverklaringen, achtergrondcontroles en getuigenissen. In alle gevallen zullen we dit alleen doen wanneer dit is toegestaan en in overeenstemming is met de toepasselijke wetgeving.

   De uitkomst van het onderzoek wordt ook vastgelegd en dat kan betekenen dat persoonlijke gegevens van personen worden gedocumenteerd, inclusief met betrekking tot genomen disciplinaire of juridische maatregelen en de resultaten van die maatregelen.

   Gegevenscatego rieën	Persoonlijke gegevens Beschrijving	Bron
   Audio/Visuele gegevens	Stemopnames waarbij je een melding maakt bij onze telefonische hotline.
   Communicatiege	Contactgegevens en inhoud van communicatie wanneer u met ons
   gevens	communiceert via de hotline of in communicatie zoals e-
   	mailwisseling of interview in verband met een onderzoek.
   Contactgegeven s	Privé- en zakelijk adres, persoonlijk en zakelijk telefoonnummer, persoonlijk en zakelijk e-mailadres.
   Gegevens voor ethische rapportage	Aan ons gemelde informatie, die persoonlijke gegevens kan bevatten over uzelf en andere personen, zoals personen die betrokken zijn geweest bij vermeend wangedrag, waaronder (vermeende) criminele activiteiten of getuigen.
   	Informatie verzameld in verband met een onderzoek, zoals een beschrijving van het vermeende wangedrag, getuigenverklaringen en bewijs verzameld om de feiten en omstandigheden vast te stellen.
   	Conclusies van het onderzoek.
   Identiteitsgegev ens	Naam of alias, geslacht.
   IT-gegevens	Informatie die nodig is om elektronisch of telefonisch toegang te verlenen tot de Hotline (en informatie verzameld door / via deze systemen) zoals telefoonnummer, IP-adressen, logbestanden en inloggegevens. IT-gegevens kunnen ook bestaan uit afgeleide locatie op basis van uw IP-adres of activiteiten, apparaat-id's in verband met uw computer of apparaat, mobiele provider en gerelateerde informatie, activiteitenlogboeken en andere informatie over activiteiten die u uitvoert op Conduent-eigendommen, - apparatuur, -accounts, -systemen en -netwerken.
   Beveiliging en	Wanneer een onderzoek plaatsvindt op onze terreinen, zoals het	, beveiligings- en toegangssystemen)
   toegangsgegeve	afnemen van interviews of vergaderingen in verband met een
   ns	onderzoek, kunnen beelden van een gesloten televisiecircuit
   	(CCTV) in openbare of gemeenschappelijke ruimten in onze
   	terreinen en in de buurt van onze terreinen (zoals op

   • Automatisch ophalen

   • Rechtstreeks van jou

   • Automatisch ophalen

   • Rechtstreeks van jou

   • Automatisch ophalen

   • Rechtstreeks van jou

   • Derden

   • Rechtstreeks van jou

   • Automatisch ophalen

   • Automatisch ophalen

   • Derden (indien gebruikt voor CCTV-

   	parkeerplaatsen, in welk geval de beelden ook kentekenplaten van voertuigen kunnen bevatten) worden verzameld. Andere beveiligings- en toegangsgegevens die in onze gebouwen worden verzameld, kunnen ook andere informatie omvatten die via elektronische middelen is verkregen, zoals beveiligingsgegevens (bijvoorbeeld gegevens over toegangskaarten, gegevens over binnenkomst en vertrek van gebouwen waartoe Conduent van tijd tot tijd toegang heeft) en als u een gebouw bezoekt in verband met een onderzoek, fysieke of elektronische gastenboekinformatie met naam, foto, kentekenplaat van het voertuig en de persoon/personen die u bezoekt.
   Gevoelige persoonlijke gegevens	Informatie waaruit uw ras of etnische afkomst, religieuze, politieke of filosofische overtuigingen, genetische gegevens, biometrische gegevens ten behoeve van unieke identificatie, vakbondslidmaatschap, informatie over uw gezondheid (inclusief geestelijke gezondheid en vaccinatiestatus), handicap, seksuele geaardheid of seksleven blijken.

   • Rechtstreeks van jou

   • Derden (bijv. van getuigen)

   Voor meer algemene informatie over de bronnen van persoonsgegevens die wij over u verzamelen en verwerken, verwijzen wij u naar de betreffende privacyverklaring(en) die aan u zijn verstrekt en die toegankelijk zijn via het gedeelte "Inleiding" van deze Verklaring hierboven.

   Terug naar boven

3. ‌Hoe we uw persoonlijke gegevens gebruiken (onze doeleinden) voor klokkenluiden en rechtsgrondslagen voor de verwerking ervan

In de volgende tabel vindt u meer details over onze klokkenluidersgerelateerde doeleinden voor de verwerking van uw persoonsgegevens en de bijbehorende rechtsgrondslagen voor de verwerking ervan.

Doel/Activiteit	Type gegevens	Wettelijke basis voor verwerking inclusief basis van legitiem belang
Het functioneren van de hotline en het onderzoeken van	Audio/Visuele gegevens Communicatiegegevens	(a) Noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

meldingen die via de hotline zijn gedaan	Contactgegevens Ethiek en rapportage van gegevens Identiteitsgegevens IT-gegevens	Conduent beheert de Hotline om te voldoen aan wettelijke vereisten. In de EU zijn de relevante wetten de Richtlijn (EU) 2019/1937 betreffende de bescherming van personen die inbreuken op het recht van de Unie melden, zoals omgezet in nationale wetgeving. In het Verenigd Koninkrijk zijn de relevante wetten de Public Interest Disclosure Act 1998.
	Beveiliging en toegangsgegevens Gevoelige persoonlijke gegevens	(b) Indien noodzakelijk voor onze legitieme belangen. In sommige gevallen kunnen via de hotline meldingen worden gedaan die buiten de hierboven genoemde EU en Britse wetten vallen. Het is echter mogelijk dat we dit toch willen onderzoeken en in dat geval achten we het noodzakelijk voor onze legitieme belangen om gedrag te onderzoeken en te verhelpen dat schadelijk kan zijn voor ons of anderen, inclusief wanneer dit ons blootstelt aan civiele of strafrechtelijke aansprakelijkheid of wanneer het onze gedragscodes of personeelsbeleid en -procedures schendt.
		Met betrekking tot Gevoelige Persoonsgegevens (naast de bovenstaande wettelijke basis):
		(a) Noodzakelijk voor de uitvoering van de verplichtingen en de uitoefening van specifieke rechten van de voor de verwerking verantwoordelijke of van de betrokkene op het gebied van de wetgeving inzake werkgelegenheid en sociale zekerheid en sociale bescherming.
		(b) Noodzakelijk om redenen van zwaarwegend algemeen belang.
Juridische claims	Audio/Visuele gegevens	(a) Indien noodzakelijk voor onze legitieme belangen. In de loop van het onderzoek kunnen wetsovertredingen worden beweerd of ontdekt en in dat geval kan het nodig zijn dat we persoonsgegevens die in de loop van het onderzoek zijn verzameld, verwerken in het legitieme belang van het vaststellen, indienen of verdedigen van juridische claims. (b) Juridische claims opstellen, indienen of verdedigen.
	Communicatiegegevens
	Contactgegevens
	Ethiek en rapportage van gegevens
	Identiteitsgegevens
	IT-gegevens
	Beveiliging en toegangsgegevens